Gestire un’azienda non è sempre facile. Bisogna tenere sotto controllo molti aspetti tra i quali sono da annoverare ad esempio la contabilità, il controllo delle tasse, il magazzino, le fatture, gli ordini con i fornitori, ecc. insomma, se non si è organizzati o non si ha un vero e proprio piano d’azione, si può soccombere a causa della confusione.
Tutte queste attività rappresentano anche dei tasselli molto importanti se l’azienda che si sta gestendo è un franchising, tuttavia non c’è bisogno di preoccuparsi, visto che corrono in aiuto determinati strumenti efficaci, si potrebbe dire essenziali, per controllare ogni aspetto della propria azienda: i software gestionali.
Per introdurre il concetto, un software gestionale non è nient’altro che un programma che ha lo scopo di automatizzare alcuni processi aziendali. Questi posseggono sia funzioni semplici e basilari, come ad esempio il calcolo di uno stipendio o la compilazione di una fattura, sia funzioni elaborate come la gestione automatizzata di un magazzino o la visualizzazione, attraverso dei grafici, dell’andamento delle vendite.
Ogni impresa e franchising punta sempre a trovare il miglior software gestionale che sia in grado di automatizzare e ottimizzare i processi aziendali e, allo stesso tempo, assistere alle operazioni di vendita dei singoli negozi e di gestione dei magazzini.
Ma una domanda viene spontanea: quali funzioni deve possedere un software gestionale per poter essere considerato altamente performante?
Trattiamo il tema in modo più ampio, cercando di fugare alcuni dubbi.
Software gestionale, cosa deve possedere per essere annoverato tra i migliori?
Come affermato precedentemente, i software gestionali aiutano le imprese nelle loro attività aziendali e possono tornare utili per eseguire alcune operazioni che normalmente risultano difficili oppure onerose. Ma un buon software gestionale cosa dev’essere in grado di fare? Di base, un software di questo genere, per essere considerato utile ad un’azienda, dev’essere in grado di:
- Rilevare ogni dato dell’azienda, in modo facile e veloce. Questi possono essere ottenuti anche da altri sistemi posizionati sul luogo di lavoro;
- Salvare in modo sicuro ogni informazione o documento, sia in locale che sul Cloud. Deve dare anche la possibilità di rendere sicure le copie;
- Convertire i dati e informazioni automaticamente. Ad esempio, un ordine dovrebbe essere convertibile automaticamente, o facilmente, in una fattura;
- Essere compatibile con ogni tipo di dispositivo. Questa caratteristica si ricollega alla prima: infatti, invece di posizionare sistemi ingombranti sul posto di lavoro, possono essere posizionati dispositivi quali ad esempio tablet, con una versione del software più compatta. Inoltre, grazie a un programma compatibile con più dispositivi, si può lavorare da qualunque postazione.
Queste sono le funzioni di base di un software per le aziende. Oggi, però, i software gestionali destinati al franchising di ultima generazione sono progettati per soddisfare le esigenze del retailer, il quale ha necessità di automatizzare i processi operativi e aumentare i guadagni nel medio periodo. Si può infatti avere uno strumento per progettare strategie di marketing mirate e riuscire così a raggiungere la clientela desiderata.
Le caratteristiche che devono avere i migliori software gestionali per franchising sono:
- Multi Azienda, cioè devono aver la possibilità di gestire più aziende in un programma. Ognuna di queste avrà un suo database distinto, con le informazioni dei clienti e fornitori;
- Multi Punto Vendita, come per il multi azienda, deve poter possedere più database riguardanti diversi punti vendita. Grazie a ciò si possono memorizzare i dati riguardanti le vendite di ogni negozio, e associarvi il magazzino corrispondente;
- Centralizzazione dati per Franchising. Con questa funzione si possono raccogliere i dati di ogni franchising su uno o più supporti diversi, con la possibilità di aumentare la sicurezza e proteggere le informazioni;
- Attività di Marketing, il quale dà la possibilità di scegliere le strategie migliori per incrementare le entrate, la qualità e il numero di pezzi venduti. Questo dev’essere fatto in base ai dati inseriti e alle statistiche di vendita presenti. Ad esempio, il software suddetto deve essere capace di inviare, tramite email o sms, campagne di marketing e di promozione;
- Fidelity Web, ovvero la possibilità, da parte del cliente, di iscriversi al sito del franchising per ottenere sconti o altre agevolazioni di acquisto. Si tratta di una vera e propria fidelizzazione, con l’obiettivo di guadagnarsi clienti fidati;
- Coupon Marketing, cioè la capacità di mettere in atto una efficace strategia di marketing attraverso l’uso dei coupon. Grazie a ciò si possono incrementare i guadagni, e assicurarsi che lo stesso cliente ritorni a comprare nel punto vendita;
- E-Commerce Integrato: grazie a ciò si può automaticamente creare un sito che possa essere gestito direttamente dal software. Questo può infatti tenere traccia dei prodotti in vendita, esauriti e processare anche metodi di pagamento;
- Attività Promozionali locali e da sede, cioè creando materiale per promuovere la propria attività, sia in locale che da una sede;
- Ordini Fornitori. Grazie a ciò si possono visualizzare tutti gli ordini fatti da diversi fornitori, con la possibilità di visionare anche la fattura;
- Analisi Miglior Fornitore, il quale permette di confrontare i fornitori migliori in base a prezzo e qualità, e scegliere quello che fa a caso proprio;
- Variazioni di prezzo, in modo da cambiare in qualsiasi momento il prezzo di un prodotto o di applicare, temporaneamente, uno sconto;
- Scadenzario di Acquisto e Vendita: si possono creare documenti di acquisti e vendite, con la possibilità di esportarli in locale o salvarli su uno spazio proprio;
- Trasferimento Merci, in modo da visionare l’elenco delle merci spedite o ricevute, sia nei propri magazzini che in altri;
- Magazzino locale, cioè la capacità di gestire il magazzino del proprio negozio. In questo modo si possono tenere sott’occhio tutti i prodotti, ed essere avvisati anche quando uno è in esaurimento;
- Magazzino multi punto vendita: si possono visionare tutti i magazzini degli altri punti vendita, con lo scopo di gestire i prodotti rimanenti e quelli che stanno finendo, e provvedendo quindi a rifornirli.
I software gestionali ottimali devono possedere tali caratteristiche. Sul mercato ce ne sono molti, come ad esempio Crono Retail, il quale permette di automatizzare tutti i processi aziendali, con la possibilità di utilizzare anche il software per il registratore di cassa e di inviare i dati necessari al sistema centralizzato.
